In easydb gibt es Arbeitsmappen unter den Bezeichnungen Ordner, Arbeitsmappen und Workfolder (je nach easydb). Die Funktionsweise ist für alle gleich und hier beschrieben.
Damit die Arbeitsmappen wie beschrieben funktionieren, müssen Daten- und Systemrechte richtig konfiguriert sein.
Über das Menü 1 erreichen Sie die Arbeitsmappen-Ansicht 2.
Die Arbeitsmappen strukturieren sich wie folgt in:
Klicken Sie auf E vor dem Mappen-Namen, um die Mappe zu öffnen. Klicken Sie auf die Zahl hinter dem Mappen-Namen, um die Assets in der Suche anzuzeigen.
Die sogenannten ADHOC-Arbeitsmappen erlauben es Ihnen eine Arbeitsmappe direkt aus einem Suchergebnis haraus neu anzulegen. Markieren Sie dazu Treffer in Ihrem Suchergebnis 7, wählen Sie dann Arbeitsmappe erstellen 8, vergeben Sie einen Namen 9 und bestätigen Sie mit Ok. Es erscheint auf der linken Seite die geöffnete Arbeitsmappe mit den markierten Assets.
Damit die ADHOC-Arbeitsmappen funktionieren, müssen sie konfiguriert sein. Wenden Sie sich dazu an Ihren System-Administrator.
Um Arbeitsmappen zu befüllen, zu leeren oder per Email zu verschicken, klicken Sie in der Arbeitsmappen-Struktur auf E. Es öffnet sich der Arbeitsmappen-Editor.
Nutzen Sie das E 1, um den Editor auf- oder zuzuklappen. Im Editor vergeben Sie einen Namen 2 für die Mappe und legen fest, wo in der Ordner-Struktur 3 die Mappe abgelegt wird. Mappen-Namen in grau sind nur-lesbar und können von Ihnen nicht als übergeordnete Mappe festgelegt werden.
Wenn Sie nur das Link-Recht für die Arbeitsmappe haben, sehen sie keinen Editor, sondern eine eingeschränkte Version mit Mappe leeren und Anzeigen als die einzigen Funktionen, neben dem Umschalter 9.
Die Ablage in der Struktur-Ebene Öffentliche Mappen oder der Gruppen-Ebene (hier:Administratoren) bedeutet keine automatische Freigabe der Mappe. Die Mappe muss mit dem Rechtemanager 5 freigegeben werden.
Sie können eine Mappe als Strukturmappe 4 markieren, damit legen Sie fest, dass die Mappe nicht mit Objekten befüllt werden kann, und lediglich für die Strukturierung benutzt wird.
Aktuell befinden sich in der Beispiel-Mappe 6 Assets. Nutzen Sie den Umschalter in 9, um Assets auf dem aktuellen Suchergebnis in Ihre Mappe zu verknüpfen. Der Umschalter kennt zwei Modi, schalten Sie den Modus mit 10 um.
In dem Einzel-Modus können Sie mit Alle alle Treffer des Suchergebnisses in die Mappe verknüpfen oder an den Objekten im Suchergebnis durch Klick auf den kleinen Pfeil am Treffer einzeln in die Mappe verknüpfen.
Im Selektions-Modus können Sie mit dem Selektierte alle im Suchergebnis selektierten Treffer in die Mappe verknüpfen. Nutzen Sie die Checkboxen an den Objekten im Suchergebnis, um Objekte zu selektieren.
Sie können die Aktionen nutzen, um bestimte Aktionen mit den Assets auszuführen. Legen Sie zunächst fest 6, ob sich die Aktion auf markierte Assets bezieht oder auf alle. Im Beispiel sind 2 Assets markiert 7. Die Aktion wählen Sie in dem Pulldown 8 aus und bestätigen Sie mit Start.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| anzeigen | Zeigt die Assets im Suchergebnis als Treffer an. |
| anzeigen (+) | Zeigt die Assets im Suchergebnis zusätzlich zu den existierenden als Treffer an. |
| anzeigen (-) | Zeigt die Schnittmenge mit den im Suchergebnis befindlichen Assets an. |
| verarbeiten | Ruft verschiedene Werkzeuge auf, siehe unten. |
| kopieren | Nach Angabe einer Zielmappe, werden die Assets in diese Mappe kopiert. |
| verschieben | Nach Angabe einer Zielmappe, werden die Assets in diese Mappe verschoben. |
| entfernen | Entfernt die Assets aus der aktuellen Mappe. Die Aktion entfernt nur die Verknüpfung zwischen der Mappe und dem Asset, nicht das Asset selbst. |
Über die Aktion verarbeiten können Sie verschiedene Werkzeuge abrufen.
Die Aktion verarbeiten wird über das Systemrecht AUTOMATOR geschützt. Wenden Sie sich an Ihren System-Administrator, wenn Sie die Aktion nicht zur Verfügung haben.
Aktuell bietet die easydb zwei Werkzeuge, E-Mail und Zip-Archiv. E-Mail verschickt eine Email mit den enthaltenen Assets im Anhang, Zip-Archiv erlaubt den direkten Download als ZIP. Connector-Datensätze können momentan nicht verarbeitet werden.
Der Screenshot zeigt beispielhaft die Felder für das Werkzeug E-Mail.
In den Werkzeugen stehen die folgenden Felder zur Verfügung:
| Feld | Parameter | Beschreibung |
|---|---|---|
| Adresse | address |
E-Mail-Adresse des Empfängers. Trennen Sie mehrere Adresse mit Komma. |
| Absender | from |
Der Absender der E-Mail. Seit Version 4.0.168. Dieses Feld wird wenn möglich automatisch mit der für den angemeldeten Nutzer konfigurierten E-Mail-Adresse ausgefüllt. Ist keine E-Mail-Adresse ausgefüllt, wird EAS_EMAIL_FROM_ADDRESS als Absender verwendet. Seit Version 4.0.259 wird dieses Verhalten mit der Config-Variable TOOL_PREFILL_EMAILTOOL_FROM festgelegt. |
| Betreff | subject |
Der Betreff der E-Mail. |
| E-Mail-Text | body |
Der Text der E-Mail. Ab Version 4.0.229 wird an den Text noch ein Footer angehängt. Dieser ist fest vorgegeben, kann aber mit im String-Tool l10n.eas.tools.EmailTool.FooterText systemweit überschrieben werden. |
| als Zip | Bei Aktivierung der Checkbox werden die Dateien nicht einzeln, sondern als ZIP-Datei an die E-Mail angehangen. Seit Version 4.0.159. |
Mit Hilfe von TOOL_PREFILL_EMAILTOOL_<parameter> können Voreinstellungen für einzelne Felder gesetzt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel über Werkzeuge.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dateiname | Dateiname der Zip-Download-Datei. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Version | Hier erscheint eine Liste der verfügbaren Versionen. Mit eigene Variante… können mehr Felder sichtbar gemacht werden und es kann eine eigene Version erzeugt werden. Die Liste kann seit Version 4.0.229 mit EAS_EXPORT_VERSIONS angepasst werden. |
| Datei-Format | Auswahl des Datei-Formates bei eigene Variante. Für Bilder werden PNG, JPEG, GIF, PSD, TIFF unterstützt. |
| Größe | Größe in Pixel im Format "<Höhe>x<Breite>". Verwenden Sie "800×800", um das Bild proportional auf diese Größe zu rechnen. Bilder von 1600×600 Pixeln Größe werden damit proportional auf 800×300 gerechnet. |
| Tabellenspalte | Objekte, die mehr als ein Asset verwalten (z.B. Foto und Rückseite), bieten hier eine Auswahl der Datenbank-Spalte an. |
Wenn Metadaten-Profile konfiguriert sind (EAS_METADATA_WRITE_PROFILES), so stehen diese auch für die Arbeitsmappen-Werkzeuge unter dem Punkt Metadaten-Mapping zur Auswahl.
Vor Version 4.0.159 mussten diese noch explizit in die Konfigurationsvariable AUTOMATOR_METADATA_WRITE_PROFILES eingetragen werden.
Bitte beachten Sie, dass Dateien, die zur Zeit kein Metadaten-Mapping unterstützen (z.B. Videos, Office-Dokumente), bei ausgewähltem Metadaten-Profil vor Version 4.0.168 nicht an die E-Mail angehangen oder im ZIP verpackt werden. Ab 4.0.168 werden diese unverändert (also ohne Metadaten-Mapping) verwendet.
Per E-Mail verschickt oder im Zip-Archiv verpackt werden maximal 100 Dateien. Dieses Limit kann durch Setzen der Konfigurationsvariable EAS_TOOLS_MAX_ASSETS verändert werden. Ein komplettes Deaktivieren der Limitierung ist nicht vorgesehen.
Wählen Sie diese Option für einen Direkt-Zugriff auf die Export-Templates (nur vom Typ XML), die normalerweise im Admin-Bereich zur Verfügung stehen und auch dort definiert werden. Damit wird ein Export gestartet, der auf die dort konfigurierten Exporter zugreift. Diese Funktion kann genutzt werden, um vorkonfiguriertes XML zu exportieren und zusammen mit Bildern in einem ZIP herunterzuladen.
Klicken Sie auf Ausführen, um das Werkzeug zu starten. Es erscheint ein kleines separates Fenster mit einer Fortschrittsanzeige. Klicken Sie auf Abbruch, um das Werkzeug jetzt nicht zu benutzten. Eingaben in den Felder gehen dabei verloren.
Es kann per Systemrecht je Werkzeug eine Rechteliste definiert werden. Mit der Rechteliste ist es möglich, einzelne Werkzeuge gezielt für einzelne Benutzer oder Gruppen auszublenden. Die Systemrechte heißen EAS ZIPTOOL und EAS EMAILTOOL.
Damit die Option Exporter erscheint, muss im Stringtool der Key AUTOMATOR_TABLE_EXPORT gesetzt sein . Es erscheinen auch nur jene XML-Exporter, auf die Sie Lese-Zugriff haben.
